Datenschutzhinweise für ZOOM-Onlinemeetings
(Video-Konferenzen, Telefon-Konferenzen und Webinare) in der
Evangelischen Gesellschaft für Deutschland KdöR
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang
mit der Nutzung von ZOOM informieren.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen ZOOM um Online-Meetings, Video-Konferenzen, Telefon-Konferenzen und/oder Webinare
durchzuführen (zusammenfassend nachfolgend „Online-Meetings“ genannt). ZOOM ist ein Service der
Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, Kalifornien (95113), USA.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung
von Online-Meetings steht, zu denen wir einladen, ist die
Evangelische Gesellschaft für Deutschland KdöR
Telegrafenstr. 59-63
42477 Radevormwald [Vertreten durch: Klaus Schmidt (Direktor) k.schmidt@egfd.de]
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von ZOOM aufrufen, ist der Anbieter von ZOOM für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von ZOOM jedoch nur
dann erforderlich, um sich die Software (App) für die Nutzung von ZOOM herunterzuladen.
Sie können ZOOM auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum
Meeting direkt in der ZOOM-App eingeben.
Wenn Sie die ZOOM-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über
eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von ZOOM finden.
Die Datenschutz-Richtlinen von ZOOM finden sie hier: https://zoom.us/de-de/privacy.html
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von ZOOM werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten
hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“
angeben.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn
„single-sign-in“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/HardwareInformationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4ADatei aller Audioaufnahmen, Nur-Text-Datei des Online-Meeting-Chats.
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername,
Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-,
Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben
verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von
Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des
Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die ZOOM-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen, um den „Meeting-Raum“ zu betreten.
Datenschutzhinweise – ZOOM-Onlinemeetings Seite 2
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden ZOOM, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen
wollen, werden wir Ihnen das transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung
bitten. Die Tatsache, dass eine Aufzeichnung stattfindet, wird Ihnen zudem in der ZOOM-App jederzeit
angezeigt, solange die Aufzeichnung läuft.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist,
werden wir die Chatinhalte protokollieren.
Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren
auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmern verarbeiten.
Wenn Sie bei ZOOM als Benutzer registriert sind, können Berichte über Online-Meetings (MeetingMetadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei ZOOM gespeichert werden.
Die in „Online-Meeting“-Tools wie ZOOM bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist von uns standardmäßig deaktiviert.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Für Mitarbeiter der EGfD ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von ZOOM Daten nicht für Datenverarbeitung erforderlich, gleichwohl aber
elementarer Bestandteil bei der Nutzung von ZOOM sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven
Durchführung von „Online-Meetings“.
Für andere Teilnehmende an „Online-Meetings“ ist – soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Bitte beachten Sie, dass personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an unseren „Online-Meetings“ verarbeitet werden, grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben werden, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von ZOOM erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten,
soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit ZOOM vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
ZOOM ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von
ZOOM einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO
entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der
Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.
Datenschutzbeauftragter
Die Evangelische Gesellschaft für Deutschland KdöR hat einen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie
erreichen ihn auf folgendem Wege:
Datenschutzbeauftragter Uwe E. Thomas
Telegrafenstr. 59-63
42477 Radevormwald
E-Mail: datenschutz@egfd.de
Datenschutzhinweise – ZOOM-Onlinemeetings Seite 3
Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können
sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf.
Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung,
soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere
Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benö-
tigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche
prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei der für uns
zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Landesbeauftragte(r) für Datenschutz und
Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
0211/38424-0
poststelle@ldi.nrw.de
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder wenn sonstige Anlässe dies erforderlich machen. Die jeweilig aktuelle Fassung kann in der EG-Zentrale angefordert werden.
Radevormwald, 8. April 2020
Klaus Schmidt, Direktor